El sistema nos permite la creación de facturas de forma manual sin tener una orden de venta asociada, es un enfoque únicamente recomendado en casos donde no sea necesario administrar el proceso de ventas o entregas de la mercadería facturada.
En el resto de casos será recomendable la creación de la factura desde el pedido de venta, siguiendo el esquema Presupuesto-Pedido-Entrega-Factura lo que permite que ciertos datos de la factura sean rellenados automáticamente de acuerdo a la información del pedido y que se pueda mantener siempre referencia de a que ventas esta asociada nuestra facturación. Recomendamos ver flujo sobre Crear Pedido de Venta para más información.
Para crear una factura de venta de forma manual iremos a Contabilidad / Ventas / Facturas de cliente y pincharemos el botón Crear.
A continuación veremos la ventana de elaboración de la factura donde en la parte superior podemos comprobar que su estado es Borrador, todas las facturas se crearán inicialmente en este estado donde se podrán modificar sin prejuicio alguno. El sistema automáticamente asignará una identificación a la factura dependiendo si procede de un pedido de venta o si es creada manualmente como en este caso, lo hará en base a la fecha de su creación.
En esta página deberemos completar los campos:
- Cliente: En este campo seleccionaremos el cliente al que realizaremos la facturación, dependiendo de esta selección varios de los campos inferiores serán completados automáticamente con la información extraída de su ficha de Contacto.
- Usuarios a Notificar por Factura: Para saber más de este campo recomendamos ver el flujo de Añadir contactos para notificar en facturas.
- Plazos de pago: Este campo se completara automáticamente con la información de la ficha de contacto de nuestro cliente, aunque también podremos editarlo manualmente seleccionando el tipo de vencimiento que deseamos darle a la factura por ejemplo a 60 días, 90 días, etc.
- Método de pago: Este campo se completará automáticamente con la información de la ficha de contacto de nuestro cliente, también podremos editarlo manualmente para seleccionar el método de pago que utilizará para cancelar la factura según los tipos de remesas que vaya hacer y los bancos donde pueda presentarlos.
- Fecha de la factura: Normalmente no será necesario ajustar este valor, asignándolo el sistema de manera autónoma a la fecha en que la factura es validada.
- Fecha de vencimiento: Si deseamos que la factura tenga una fecha de vencimiento especifica pinchando sobre este menú podremos seleccionarla en el calendario.
- No incluido en declaración 347: En caso de que el cliente al que facturamos no aplique a ser incluido en la declaración 347 tildaremos esta opción.
- Comercial: Aquí elegimos el Usuario del sistema encargado de este documento o de la venta si es una factura creada a partir de un pedido de venta. (Declaración Anual de operaciones con terceros)
Como mencionamos más arriba muchos de estos campos serán completados automáticamente al seleccionar el cliente con los datos ingresados en su ficha de Contacto bajo la pestaña de Contabilidad, recomendamos ver el flujo de Crear Contacto para mas información.
Una vez rellenada la información básica de la factura en la pestaña Líneas de la factura pinchamos el botón Añadir un elemento para comenzar a agregar los productos que se incluirán en la misma.
Se creará una nueva lineal de la factura donde pinchando sobre el campo Producto seleccionaremos el que deseamos agregar. El sistema automáticamente extraerá la información de su Precio Unitario, Unidad de Medida e Impuestos aplicables de la ficha de producto, tendiendo únicamente que ajustar el valor del campo Cantidad al número de unidades que facturaremos.
También podremos ajustar manualmente cada valor de los campos de la línea de factura creada pinchando sobre ellos e ingresando la información que deseemos, pero es recomendado que la ficha del producto ya contenga esta información para permitir el autocompletado de los campos arriba mencionados, reduciendo en gran medida el tiempo necesario de facturación.
Si queremos acceder a la ficha del producto pinchamos el botón situado a la derecha de su nombre.
Al hacerlo debajo de la pestaña Contabilidad podremos modificar la cuenta de ingresos y tipo de impuesto asociado al mismo pinchando sobre el respectivo campo en la sección A Cobrar. Recomendamos verificar el flujo de Crear Producto para mas información.
Especialmente importancia tendrá el campo Impuestos de cliente para transacciones que sean extracomunitarias donde es posible que debamos modificar el tipo de impuesto aplicable.
Finalmente una vez añadido el producto veremos la factura en estado borrador con las cantidades del producto ajustadas y sus importes correspondientes a base imponible, impuesto, descuento y y total.
Finalmente es necesario verificar el contenido de la pestaña Otra Información en la ventana de la factura, para hacerlo hacemos clic sobre ella y debemos completar los siguientes campos:
- Posición fiscal: Este campo se completará automáticamente con la información de la ficha de cliente, si queremos editarlo manualmente aquí es donde definimos si el cliente es intracomunitario, extranjero, si aplica al IRPF, etc. para qué se apliquen los impuestos correspondientes. Para mas información sugerimos ver el flujo Crear Posición Fiscal.
- Diario: Este campo se completara automáticamente con la información de la ficha de cliente, si queremos editarlo manualmente dependiendo del tipo de operación facturada seleccionaremos su correspondiente diario, normalmente el diario de facturas de venta.
- Cuenta Bancaria: Este campo se completara automáticamente con la información de la ficha de cliente si el mismo tiene una cuenta bancaria asociada, para facilitar la conciliación con los pagos después de su emisión.
- Referencia/Descripción: Este campo también se completa automáticamente en caso de que realizar facturas asociadas a otro documento como un Pedido de Venta aquí figurara el identificador del Documento de Origen.
Muchos de estos campos serán completados automáticamente al seleccionar el cliente con los datos ingresados en su ficha de Contacto bajo la pestaña de Contabilidad, recomendamos ver el flujo de Crear Contacto para mas información.
Otro campo adicional que podemos agregar a una factura será el de Términos y Condiciones, en la parte baja de la ventana pincharemos sobre el y escribiremos la información pertinente, esto también será mostrado en la parte baja de la factura enviada al cliente.
Para confirmar la información ingresada pinchamos el botón Guardar de la parte superior, esto confirmara todo el contenido de la factura pero aun mantendrá la posibilidad de editarla sin prejuicio fiscal alguno dado que aún no fue Validada.
Podemos constatar esto al comprobar que la factura se mantiene en estado Borrador y en el cuadro de notificaciones (situado a la derecha de la pagina o en la parte baja en menor resoluciones) se agregara una entrada con la fecha y demás datos de la factura borrador creada, esto será útil por ejemplo si queremos comprobar que usuario elaboró la factura antes de que otro empleado la valide.
Una vez que los datos ingresados sean correctos y la empresa desee validar la factura pincharemos el botón Validar. Es importante mencionar que la validación del documento implica la creación de un asiento contable asociado a la factura y en la mayoría de legislaciones contables la imposibilidad de modificar su contendido sin implicaciones contables, por tanto es importante estar seguro de la información facturada antes de pinchar el botón Validar.
Dicho esto recomendamos ver el flujo sobre Modificar facturas de venta para más información sobre como hacerlo y sus implicaciones.
Después de su validación comprobamos que el sistema asigna un código identificador a la factura y su fecha de creación al cambiar el estado a Factura Validada sin un pago asociado (Abierto).
