Los contactos pueden ser clientes, proveedores, empleados, usuarios de la plataforma es decir todas las personas que tenemos registradas en el sistema.
Para crear un contacto pincharemos Contactos y el botón de Crear.
Se abrirá una nueva ventana de campos donde debemos completar la información del Contacto.
Al crear un contacto lo primero que debemos hacer es tildar una de las dos opciones: Individual o Compañía, si lo que queremos es crear el contacto de una persona activaremos la casilla Individual, esta persona puede estar asociada a una compañía o ser independiente. En cambio si queremos crear el contacto de una empresa activaremos la casilla Compañía.
En caso de crear un contacto Individual (persona), debemos completar:
- Nombre: Escribiremos el nombre de la persona
- Compañía: Seleccionamos la empresa a la que pertenece el contacto que estamos creando.
Por ejemplo: Juan Rodríguez es un empleado de la empresa Inversiones Gocho S.L, queremos crear un contacto asociado a Juan, para esto seleccionamos la opción Individual y escribiremos el nombre Juan Rodríguez en el campo Nombre y seleccionamos la empresa (Farmacia Neverí) Inversiones Gocho S.L en el campo Compañía.
En caso de crear un contacto Compañía (empresa), debemos completar:
- Nombre: Escribiremos el nombre de la razón social de la empresa.
- Nombre Comercial: Escribiremos el nombre comercial de la empresa, es decir como es conocida.
Por ejemplo: La Panadería La Ronda es cliente de nuestra empresa y deseamos crear su contacto, para esto seleccionamos la opción Compañía, escribimos su razón social en el campo Nombre en este caso INVERSIONES PAN FACTORY S.L y escribimos el Nombre Comercial : Panadería La Ronda en el campo de abajo.
Los siguientes campos son comunes para los contactos Individual o Compañía:
- NIF: Completamos el número de identificación fiscal del contacto.
- Dirección: Completamos la dirección principal del contacto.
- Teléfono: Aquí escribiremos el teléfono fijo del contacto.
- Móvil: Aquí escribiremos el teléfono móvil del contacto.
- Email: Aquí escribiremos el correo electrónico principal del contacto. El sistema permite enviar automáticamente correos electrónicos como albaranes a cada contacto, por esto es importante completar correctamente este campo.
- Sitio Web: Aquí escribiremos la dirección web de la página del contacto.
El sistema puede ofrecer integración con Google Maps permitiendo la gestión automática de gran parte de estos campos como la dirección, teléfono, nombre comercial, etc. Si estás interesado en adquirir esta funcionalidad te invitamos a consultar con el equipo técnico de Accon.
Debajo de los campos básicos podemos ver una serie de pestañas: Contactos y Direcciones – Notas Internas – Ventas y Compras – Contabilidad – Asignación a empresa.
Pinchando en la primera pestaña Contactos y Direcciones podemos asociar otros Contactos o Direcciones a esta Empresa como por ejemplo agregar una dirección de facturación o de entrega de mercancía o agregar un empleado de esta empresa que se encarga de los pedidos.
Para hacerlo pinchamos el botón Crear.
En la nueva ventana seleccionamos el tipo de subontacto hijo que crearemos (seleccionaremos Contacto en caso de que sea una persona vinculada a esta empresa o los diferentes tipos de direcciones) y después de llenar los campos básicos pinchamos en Guardar y Cerrar.
Por ejemplo podemos crear un contacto para el empleado de PAN FACTORY S.L que se encarga de hacer las compras de mercancía a nuestra empresa, llamado Pedro Domínguez y también crear una dirección de envió donde realizaremos las entregas a esta compañía.
Después de hacerlo pinchamos el botón Guardar y en el parte izquierda veremos un listado de los contactos subordinados a esta Compañía y en la derecha veremos la representación gráfica de estos.
La pestaña Notas Internas podemos utilizarla de forma dinámica para escribir cualquier comentario que nos resulte útil sobre este contacto.
La pestaña Ventas y Compras tildaremos la opción Es Cliente si el contacto compra mercadería a nuestra empresa y en el campo de debajo podemos asignarle un empleado que será su comercial. En cambio si el contacto es proveedor de mercadería tildaremos la opción Es proveedor.
En el campo de información Pagos podemos visualizar las cuentas bancarias o tarjetas de crédito asociadas al mismo cuando estas sean creadas.
Recomendamos ver el flujo : Añadir el número de cuenta de banco al cliente
En la pestaña Contabilidad podemos visualizar e indicar las cuentas contables asociadas al contacto.
Esta información solo será completada por personal del departamento de contabilidad de nuestra empresa y en ella por ejemplo podemos indicar en el campo: Plazo de pago de cliente cuando nos pagara la mercadería pedida o en que plazo pagaremos los pedidos en caso de que el contacto sea proveedor bajo el campo Plazo de pago de proveedor . Es importante mencionar que adicionalmente a esta selección cada pedido o venta puede tener plazos de pago distintos a los aquí indicados.
La pestaña de Asignación a empresa es utilizada por el sistema para la gestión de distintos procesos internos, si utilizamos la integración con Google Maps esta pestaña se estará completada automáticamente de lo contrario debemos pinchar el botón Geolocalizar.
Después de completar toda la información de los campos básicos y pestañas pinchamos el botón Guardar para finalizar la creación del contacto.
Al hacerlo la ventana se actualizará y en la parte superior de la ventana aparecerán una serie de botones que podemos utilizar para acceder a toda la información vinculada al Contacto en los distintos módulos del sistema, por ejemplo para ver las reuniones que tenemos pautadas con el pinchamos el botón Reuniones o para ver sus pedidos de Ventas pincharemos en Ventas.
También podremos crear un Contacto desde los módulos de Ventas y Compras. Para hacerlo desde el modulo de ventas pinchamos Ventas / Pedidos / Clientes y pulsamos el botón Crear. Al crear un contacto desde el módulo de ventas el contacto generado tendrá automáticamente el campo Es cliente activado. El resto del proceso de creación del contacto será igual a lo explicado más arriba.
Para crear un contacto desde el módulo de Compras pincharemos Compras / Compras / Proveedores y pulsamos el botón Crear. Al crear un contacto desde el módulo de compras el contacto generado tendrá automáticamente el campo Es proveedor activado. El resto del proceso de creación del contacto será igual a lo explicado más arriba.
