El modulo de suscripciones en Accon nos permite administrar con múltiples funciones automatizadas las ventas recurrentes que efectué nuestra empresa con cualquier modelo de suscripción o contratos.
Entre otras cosas el sistema nos permite establecer unos intervalos mediante los cuales se generara la facturación del servicio al cliente de forma automática acelerando de esta forma el proceso. También incluye otras funcionalidades para el manejo automático de los pagos o permitir que el cliente evalué el servicio.
Para crear una suscripción o contrato de forma manual primero debemos tener creadas las plantillas con el modelo de contrato o suscripciones que ofrece nuestra compañía, para esto recomendamos revisar el flujo : Crear tipo o plantilla de contrato.
Adicionalmente de la plantilla debemos asociarle a la misma los productos con los que trabajara, para esto entraremos en Suscripciones / Configuración / Plantillas de suscripciones y seleccionamos la plantilla a la que asociaremos el producto.
Desde el formulario de la plantilla entramos en el botón de Productos
Y en la nueva pagina pinchamos el botón Crear.
Para mas información sobre la creación de productos recomendamos ver el flujo de Crear Producto.
En la ficha del producto lo mas importante que debemos verificar es que en la pestaña de Ventas la opción de Producto de suscripción este marcada.
Y en la pestaña de información general deberemos verificar que el tipo de producto es Servicio y que en el campo de Plantilla de la suscripción hemos seleccionado una plantilla (si no el sistema no sabrá el tipo de recurrencia del producto) el cual aparece al marcar el checkbox de Producto de la suscripción.
Finalmente para confirmar la creación pincharemos el botón Guardar.
Con el producto asociado y la plantilla de contrato creada ya podemos proceder a efectuar una suscripción a cualquiera de nuestros clientes, para esto desde el modulo de Suscripciones pincharemos el botón Crear.
En la nueva ventana veremos el formulario de la Suscripción, es importante completar los siguientes campos para garantizar el funcionamiento automatizado de esta herramienta:
- Cliente: Aquí deberemos elegir el cliente que contrato este servicio.
- Fecha de próxima factura: Este campo tiene mucha importancia para un correcto funcionamiento de la automatización en la facturación. Debemos pinchar sobre el y elegir la fecha en la que se creara la primera factura del contrato en estado Validada, esto variara dependiendo de la política de nuestra empresa o de los términos y condiciones para el contrato en concreto pero debemos tener en cuenta que siempre deberá ser al menos 1 día por delante de la fecha en la que estamos creando la suscripción, es decir si creamos la suscripción el día 8/12/2020 en este campo seleccionaremos 9/12/2020 y el sistema el próximo día 9 de cada mes (en caso de que la recurrencia sea mensual) creara una factura Validada con este concepto.
- Plantilla de la suscripción: Este otro campo tiene igual importancia para un correcto funcionamiento pincharemos sobre el y seleccionaremos la plantilla correspondiente a este contrato de las creadas en nuestra base de datos como explicamos mas arriba entre otras cosas de esta plantilla es desde donde se extraerá el criterio para la generación automática de facturas en los intervalos configurados en dicha plantilla.
- Fecha de inicio: Aquí debemos seleccionar la fecha de inicio del contrato pinchando sobre el campo y eligiéndola del calendario.
Adicionalmente podremos elegir una tarifa concreta en caso de que el producto tenga distintas listas de precios en su respectivo campo y un empleado responsable de este contrato en el campo Comercial. También podremos seleccionar una fecha final en caso de que sea un contrato por un tiempo determinado que el cliente no pueda cancelar antes de esa fecha.
El ultimo paso será añadir la línea de suscripción en la pestaña de Apuntes de asientos periódicos pinchando el botón Añadir un elemento y seleccionando el producto asociado a la suscripción que acabamos de crear como se describe mas arriba.
Finalmente para activar la suscripción pincharemos el botón de Empezar suscripción cambiando su estado a En Proceso y de esta forma el sistema automáticamente creara facturas en estado Validada en las fechas seleccionadas en este formulario y con el intervalo elegido en su Plantilla de suscripción.
Recordamos que las facturas creadas serán en estado Validada, para mas información sobre las implicaciones del estado Validado en una factura recomendamos ver el flujo: Crear y validar facturas de venta.
