Accon nos permite realizar la gestión de equipos o maquinas con los que nuestra empresa trabaje, tanto si se trata de equipos de nuestros clientes a los que proporcionamos servicios de mantenimiento como equipos propios de la empresa que se otorgan en alquiler con un contrato de suscripción o pedido de venta.
El primer paso que debemos realizar para gestionar los equipos será su creación en el sistema, para ello entraremos en el modulo de Mantenimiento / Equipo. En algunos casos es posible que el apartado Equipos se encuentre dentro de otros subcategorías del menú superior como Maestro / Equipos, esto dependerá de la configuración que elijamos para nuestro sistema.
Una vez allí podremos ver la presentación de todos los equipos con los que encuentra nuestra empresa organizados por su estado, para crear uno nuevo pinchamos el botón Crear.
En la nueva pagina veremos el formulario del equipo donde debemos completar los siguientes campos:
- Modelo : En este campo seleccionamos el producto que cumplirá el rol de maquina en nuestro sistema, es importante comprender que todos los equipos/maquinas deben ser productos ya creados en nuestra base de datos con trazabilidad, es decir numero de serie concreto. Para mas información sobre como crear producto recomendamos ver el flujo Crear producto con trazabilidad
- ¿Es de cliente? : En caso de que el equipo pertenezca en PROPIEDAD a un cliente tildaremos esta opción, esto aplicara en situaciones como cuando deseemos registrar en equipo del cliente en el sistema para asociarlo a un contrato de mantenimiento que proporcionaremos al mismo.
- Dueño de la maquina : Este valor indicara el dueño del equipo, si no tildamos la opción de «Es de cliente» automáticamente se mostrara el nombre de nuestra empresa, si tildamos la opción anterior debemos seleccionar aquí el cliente dueño del equipo.
- Numero de serie : Como se indica mas arriba para facilitar el seguimiento de nuestras maquinas es necesario que las mismas sean productos con trazabilidad y por tanto numero de serie, en este campo lo seleccionaremos.
- Contrato actual : En caso de que efectuemos la creación de la maquina al momento o con la previsión de que será asignada en alquiler por un contrato de suscripción en este campo seleccionaremos el contrato a la que esta vinculada, para mas información recomendamos ver el flujo sobre Añadir una maquina a un contrato de suscripción.
- Equipo de mantenimiento : Este campo nos ofrece la posibilidad de asignar un grupo de empleados de nuestra empresa que serán los responsables de efectuar el mantenimiento al equipo.
- Técnico : Este campos nos permite asignar un empleado que será responsable técnico de este equipo en concreto. Estos dos últimos valores interactúan con las notificaciones que recibirán nuestros empleados cuando el mantenimiento programado de la maquina este próxima o si es necesario realizar reparaciones en la misma.
Adicionalmente en la pestaña inferior de Descripción podremos añadir cualquier texto descriptivo para identificar la maquina o cualquier nota que deseamos asociar a la misma, como su función, condición, etc.
La pestaña Información del producto también podremos opcionalmente utilizarla para completar la información sobre el equipo como por ejemplo indicar quien es su proveedor, su coste o su periodo de garantía en los respectivos campos.
Otro campo muy útil para la gestión de nuestras maquinas es el de categoría de maquina desde allí seleccionaremos a cual de ellas pertenece el equipo y en base a esto otros campos como el técnico responsable se asignaran automáticamente.
Finalmente la pestaña de Mantenimiento nos permite configurar los ciclos de mantenimiento preventivo y sus características para poder organizar y recibir alertas sobre la proximidad del mismo y efectuar la programación necesaria para llevarlo a cabo.
En esta pestaña indicaremos la frecuencia del mantenimiento en días en el campo Frecuencia del mantenimiento y la duración del mismo en Duración de mantenimiento, en caso de que la maquina o equipo se encuentre alquilada a alguno de nuestros clientes el campo Cliente en contrato será completado automáticamente con el Contacto que tiene la maquina al momento que debemos realizar el mantenimiento.
Es importante comprender la lógica que utiliza el modulo de Mantenimiento para los cambios de Estado en los equipos:
- Disponible: La maquina esta creada en el sistema, nuestra empresa es el dueño de la misma y se encuentra en nuestro stock disponible para ser vendida o alquilada.
- Instalando: Maquina que se encuentra vinculada a una petición de instalación. Para mas información recomendamos ver el flujo Instalar Maquina.
- Maquina de cliente: El dueño de la maquina es uno de nuestros clientes y se encuentra operativa.
- En reparación: La maquina esta siendo reparada en este momento es decir tiene una petición de mantenimiento activa sin cerrar. Para mas información recomendamos ver el flujo Crear aviso de mantenimiento.
- En sustitución: Si utilizamos esta maquina para proporcionársela a un cliente como recambio de otro equipo que encuentre en reparación la misma indicara este estado. Para mas información recomendamos ver el flujo Enviar maquina de sustitución.
- Esperando para Recogida: Este estado indicara que la maquina será recogida por nuestro personal y otra maquina en sustitución será proporcionada al cliente. Para mas información recomendamos ver el flujo Enviar maquina de sustitución.
- En alquiler: Si la maquina se ubica con un cliente pero pertenece a nuestra empresa se indicara este estado. Para mas información recomendamos ver el flujo sobre Añadir una maquina a un contrato de suscripción.
- Retirado: Este estado indicara que la maquina ya no se encuentra disponible y fue retirada de circulación es decir esta Archivada. Para mas información recomendamos ver el flujo sobre Eliminar o retirar maquina.
