Este proceso especial está diseñado únicamente para seguir el siguiente flujo de trabajo compuesto:
- Realizamos un pedido venta al cliente.
- Al aprobar el pedido, el sistema genera una Orden de producción.
- Recibimos los materiales para fabricar, los cuales son abastecidos por el propio cliente.
- Dividimos la Orden de producción en varias Órdenes de trabajo.
- Se procesan las órdenes de trabajo de forma separada, las cuales van actualizando el stock.
- Entregamos las unidades finalizadas al cliente.
- Facturamos al cliente por las unidades entregadas.
Lo primero que deberemos hacer será crear un presupuesto, el cual se transformará a un pedido de ventas una vez validado, deberemos entrar en Ventas y pulsar al botón de Crear:
Una vez lo pulsemos, nos saldrá la vista de formulario del presupuesto, en él, lo primero que deberemos hacer será seleccionar el cliente:
Además podremos seleccionar información como el cliente, fecha de validez, lista de precios a aplicar y modo de pago. Una vez seleccionado el cliente, podemos añadir los productos que vamos a añadir al presupuesto pulsando en Añadir un elemento:
Es posible que en este punto no tengamos dado de alta el producto en el sistema y por ello tenemos que crearlo primero. Si ese no es el caso, puedes saltarte esta parte dónde se explica como dar de alta el producto.
Lo primero, deberemos entender la peculiaridad del producto que queremos añadir:
- Es un producto que al venderlo, genera de forma automática una Orden de Producción.
- Cuya Orden de producción está compuesta por una serie de materiales.
- Y estos materiales son provistos por el cliente, dónde el sistema tiene que generar una orden de compra de forma automática.
La clave de todo esto, es para que el proceso sea sencillo, ha de estar automatizado. Los pedidos de compra y las órdenes de fabricación deben generarse de forma automática, y para ello debemos configurar los productos correctamente.
Lo primero será configurar el producto finalizado, el que vendemos y producimos. Para ello, el producto deberá constar de la siguiente configuración:
- El producto debe estar marcado que puede ser vendido, pero no puede ser comprado.
- El Tipo de producto debe ser almacenable.
- El Precio de Venta debe ser el que nosotros vendamos el producto.
- El campo Entregar configuración debe ser Crear una Orden de Entrega (ya que nosotros entregamos físicamente el producto al cliente).
- El campo Configuración de recepción debe ser Crear siempre una Orden de Fabricación (de tal manera, que siempre que confirmemos un pedido de venta, el sistema generará una Orden de fabricación independientemente de si tenemos stock o no)
Puede añadirse la imagen, seleccionar una categoría de producto, código de barras o referencia interna. El resto de campos del producto deben dejarse por defecto.
Lo siguiente será configurar los materiales, para el ejemplo que estamos siguiendo, el producto Crema de manos Aloe está compuesto por Bote Crema Aloe, Caja Crema Aloe y Prospecto Crema Aloe. Estos productos deberán configurarse de la siguiente manera:
- El producto debe estar marcado que puede ser comprado y no puede ser vendido.
- El Tipo de producto es Producto almacenable.
- El precio de venta es indiferente, ya que no se va a vender, y el precio de coste puede ser útil para sacar métricas. Si no, dejar a 0.
- La Configuración de recepción debe ser Generar siempre un pedido de compra (de esta manera el sistema generará siempre un pedido de compra cuando demande unidades de este producto, independientemente de si hay stock en el almacén)
Puede añadirse la imagen, seleccionar una categoría de producto, código de barras o referencia interna. El resto de campos del producto deben dejarse por defecto.
Por último, para terminar con la configuración del producto, deberemos crear una lista de materiales.
La lista de materiales o escandallo es un elemento clave utilizado para definir las transformaciones de producto que se van a realizar. Es decir, cuando contamos con una serie de materiales que queremos que se transformen en un producto finalizado.
Para crear una lista de materiales, deberemos acceder a Fabricación / Datos principales / Lista de Materiales.
Una vez dentro, pulsaremos al botón de crear, y nos aparecerá una vista de formulario como esta:
El campo señalado en la captura es el de Producto, dónde seleccionaremos el producto del cual definiremos su lista de materiales, en nuestro caso Crema de manos Aloe.
En el campo Tipo de LdM, seleccionaremos Fabricación debido a que una lista de materiales con enrutamiento sólo se podrá utilizar para Fabricar.
En la tabla de componentes, seleccionaremos aquellos materiales por los que está compuesto el producto. En este caso, el producto Crema de manos Aloe está compuesto por Bote Crema Aloe, Caja Crema Aloe y Prospecto Crema Aloe.
Como podemos ver en la captura, se consumirá una sola unidad de cada producto.
Lo siguiente será seleccionar el Enrutamiento. Existe la posibilidad de que el enrutamiento lo hayáis creado con anterioridad, en cuyo caso simplemente habrá que seleccionarlo. Si no es así, pulsaremos en Crear y Editar:
Nos aparecerá una ventana dónde podremos definir los siguientes campos:
En el campo Nombre de enrutamiento, definiremos un nombre identificativo de este enrutamiento, útil cuando queremos reutilizarlo para otros productos. En la pestaña de Operaciones del centro de producción podremos definir los procesos que componen la producción del producto de la lista de materiales, si pulsamos a Añadir Nuevo, nos aparecerá esta ventana:
En el campo de Operación, pondremos un nombre identificativo del proceso. Para el ejemplo nosotros vamos a poner Montaje. En el Centro de producción se seleccionará el centro dónde se realizará el proceso en concreto que siempre será el mismo centro de producción, luego lo dejaremos por defecto.
El campo Cálculo de duración se seleccionará el tipo de cálculo de tiempo a la hora de organizar los procesos. De esta manera, cuando se lance una órden de producción, el sistema podrá determinar el tiempo estimado que se tardará en producir todas las unidades. Si elegimos la opción de Calcular basado en tiempo real, el sistema tomará una media de los últimos X tiempos imputados, dónde X se define en el campo Basado en. La otra opción es seleccionar Duración predeterminada , de tal manera que se establece un tiempo fijo el cual siempre es el mismo.
En Descripción pondremos una descripción a modo de ayuda para los técnicos:
En la pestaña de Hoja de cálculo, podremos subir un archivo PDF como guía de pasos también útil para los técnicos. Una vez listo todos los cambios, pulsaremos en Guardar y Cerrar.
Sólo definiremos un único proceso, de tal manera que el enrutamiento nos quedará de la siguiente manera:
Con ello listo, pulsaremos en Guardar.
Una vez definidas las operaciones, podremos definir en la lista de materiales, que materiales van a consumirse en qué operación. En nuestro caso, pondremos que todas se consumen en la fase de montaje:
Una vez tengamos todos los cambios listos, pulsaremos en Guardar si queremos guardar los cambios, o por el contrario, Descartar.
Continuamos modificando el presupuesto.
Podemos cambiar campos de las líneas del presupuesto, como la cantidad, precio y descripción. Además, podemos añadir tantos productos como queramos:
Una vez listos los cambios, pulsamos en Guardar. Ya tenemos el presupuesto creado, lo siguiente será hacérselo llegar al cliente. Para ello podemos o bien exportar el presupuesto en PDF, el cual podemos imprimirlo o enviárselo por correo, o mismamente desde la plataforma, enviárselo por email.
Para exportar el PDF, después de haber guardado los cambios, simplemente deberemos pulsar en Imprimir / Presupuesto o Pedido:
Para enviar el presupuesto por correo electrónico, se pulsará en Enviar por correo Electrónico y nos abrirá una ventana como esta, con el contenido del mensaje que se le enviará al cliente:
Para que le llegue el email al cliente, es necesario que su correo electrónico esté definido correctamente en su ficha de cliente. Este contenido que vemos en la vista previa podemos modificarlo si queremos añadir algún contenido extra. Si está todo correcto, pulsamos en Enviar.
Acto seguido, veremos que el presupuesto ha cambiado al estado Presupuesto Enviado:
Y en el historial del pedido, podemos ver el mensaje que se le envió al cliente:
Lo siguiente es que el pedido sea validado, lo cual lo podemos hacer el cliente si se le ha enviado el correo electrónico de forma online o validarlo nosotros de forma manual pulsando en Confirmar Venta:
Una vez confirmemos la venta, ocurrirán varias cosas:
- El sistema generará una orden de entrega de las unidades que hemos vendido
- Pero también una orden de producción de esas unidades
- Y un pedido de compra de los materiales para fabricar esas unidades
Y si nos vamos a compras, veremos el pedido de compra nuevo creado y pulsamos en Confirmar pedido:
Acto seguido pulsamos en Recibir Productos o en el icono del camión para acceder al albarán:
Y validamos la recepción de mercancía:
De esta manera, si accedemos a la Orden de producción que se ha generado de forma automática, podemos comprobar que los materiales están disponibles cuando pulsamos en Comprobar Disponibilidad (este botón reservará los materiales para esta orden de producción).
Y veremos que las unidades están reservadas.
Lo siguiente será realizar la planificación de la Orden de Producción en diferentes Órdenes de Trabajo.
Y nos aparecerá la siguiente ventana, dónde tendremos un pequeño resumen de las unidades que hemos producido y las que se encuentran planificadas. Para comenzar a planificar, nos deberemos fijar en la tabla de abajo, dónde podremos añadir las unidades que planificaremos por día y el empleado al que se le asignará. En ella simplemente pulsaremos a Añadir un elemento, seleccionamos las Unidades, el día y el empleado.
Pulsamos en Planificar y veremos que nos habrá aparecido este botón correspondiente a las dos órdenes de trabajo creadas:
Al que si le pulsamos, nos llevará a las órdenes de trabajo planificadas:
Estas órdenes de trabajo serán visibles por los técnicos en caso de que tengan acceso al programa. Cuando se entra dentro de una de estas órdenes de trabajo podremos ver la ficha de formulario de la orden de trabajo. En la parte superior de la misma, podemos ver la información principal de la OT, entre ellas las unidades planificadas/producidas y fecha límite (la cual no es necesariamente la misma a la de fecha planificada, si no que esta proviene de la fecha límite definida en la Orden de producción, no en la planificación):
La fecha límite de la orden de trabajo proviene de este campo:
Una vez planificado, ya no se puede modificar.
En la primera pestaña, podemos ver la Fecha planificada, que es la seleccionada en la ventana de planificación, Duración prevista y la tabla de las horas dedicadas por cada empleado.
En la pestaña de Materiales Consumidos podemos ver una lista de los materiales que se han consumido en este proceso.
La pestaña de Producción actual nos indicará las unidades finalizadas.
La pestaña de Varios indica información sobre la relación con la Orden de Producción y el Centro de trabajo.
Cuando se quiera comenzar a producir unidades, se pulsará en Empezar a trabajar:
La orden de trabajo se quedará en estado En proceso para que otros miembros del equipo sepan que se está trabajando en dicho proceso. Una vez se haya terminado, habrá que valorar cuantas unidades se han producido. Como podemos ver en el ejemplo de la captura, esta orden de trabajo está planificada para producir 120 unidades. Si vamos a producir menos, deberemos pulsar en Editar y cambiar las unidades y Guardar.
Podemos además imputar las horas que ha dedicado cada empleado en esta orden de trabajo. Una vez finalizada la orden de trabajo no se podrán imputar las horas.
Cuando la cantidad a producir y demás información sea la correcta, pulsaremos en el botón Finalizar Orden.
Y la orden de trabajo pasará al estado Finalizado:
Sin embargo, si accedemos a la ficha de producto, vemos que el stock no se ha actualizado (al inicio del flujo suponemos que partimos con un stock a 0):
Esto se debe a que por defecto, el sistema no actualiza el stock hasta que la Orden de Producción haya sido marcada como finalizada, es decir que todas las órdenes de trabajo provenientes de la misma se hayan finalizado.
Sin embargo, a pesar de que esta funcionalidad ofrece un control para que todos los productos de un mismo pedido salgan al mismo tiempo, puede ser incómodo si queremos hacer una entrega parcial. Por ello, para que el sistema actualice el stock de las unidades que acabamos de producir en la orden de trabajo, deberemos pulsar en Registrar Inventario.
Eso hará que en nuestro almacén se registren las 120 unidades que acabamos de producir.
Para poder finalizar la Orden de producción habrá que realizar el mismo proceso con todas las órdenes de trabajo.
De tal manera, que una vez finalizadas todas, volvemos a la Orden de producción y podremos ver como todas las órdenes de trabajo han sido finalizadas y se han producido todas las unidades. Por último, pulsaremos en Marcar como Hecho para cambiar el estado de la Orden de producción a Hecho.
Una vez producida las unidades, habrá que entregarlas al cliente. Para ello podemos simplemente pulsar en el icono del camión de la orden de producción o la del pedido de venta. También se puede acceder a la orden de entrega desde Inventario / Órdenes de entrega.
Y una vez en el albarán, validamos la entrega de las unidades.
Si el sistema lo tenemos para facturar las unidades entregadas, podemos volver al pedido de venta que se creó originalmente y generar una factura (como podemos ver, se han entregado 200 unidades pero se han facturado 0):
Seleccionaremos la opción por defecto y pulsaremos a Crear y ver Facturas.
Y nos generará una factura:
Esta factura se generará en estado borrador, es decir, se puede modificar y eliminar sin problema, pero no tiene ningún efecto a nivel legal hasta que se valide. Una vez se valide, tomará la fecha de validación y una numeración, para entonces no será posible modificarla.